Salah satu dokumen yang krusial dalam proses jual beli adalah invoice. Dokumen ini menjadi penting karena digunakan untuk memuat informasi pembelian sehingga menghindari kesalahpahaman antara penjual dan pembeli. Mari pahami ulasan lengkap berikut agar sistem jualan makin pintar, Temen Insta!
Pengertian
Invoice adalah dokumen berisi tagihan yang wajib dibayar oleh pelanggan. Dokumen ini dibuat berdasarkan produk yang akan atau telah diterima oleh pelanggan. Pada umumnya, file ini memiliki tenggat waktu pembayaran sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Selain untuk memuat rincian transaksi, dokumen ini juga berfungsi sebagai rujukan yang sah bila ada perdebatan antara pihak-pihak yang terlibat. Ditambah lagi, bisa juga memudahkan penjual untuk melakukan pembukuan keuangan dan memantau perkembangan bisnis. Oleh karena itu, dokumen yang sering disebut juga tagihan ini menjadi hal yang penting dalam sebuah bisnis.
Berikut informasi yang umum dimasukkan ke dalamnya:
- Nama pelanggan sebagai tujuan penagihan
- Nama penjual
- Nomor tagihan
- Daftar produk yang dibeli (termasuk: nama produk, harga satuan, nominal total, dan pajak yang harus dibayar)
- Biaya pengiriman dan potongan harga (jika ada)
Jenis-Jenis
Terdapat 3 jenis tagihan yang banyak digunakan dalam kegiatan jual beli. Simak penjelasan lengkapnya sebagai berikut:
Invoice Biasa
Tagihan jenis ini relatif sederhana dan paling umum digunakan dalam transaksi sehari-hari. Misalnya saat melakukan transaksi pembelian di rumah makan, toko, pusat perbelanjaan, dll. Informasi yang dicantumkan dalam dokumen ini biasa pada umumnya hanya berupa nama barang, jumlah yang dibeli, harga satuan, total yang harus dibayar, dan diskon jika ada.
Invoice proforma
Bisnis yang melakukan pengiriman secara bertahap memerlukan invoice proforma sebagai dokumen transaksinya. Tagihan ini bersifat sementara yang diberikan penjual kepada pelanggan sebelum barang diterima secara keseluruhan. Saat semua barang yang dipesan sudah diterima pelanggan, dokumen proforma ini akan diganti dengan nota utuhnya.
Invoice Konsuler
Tagihan konsuler digunakan saat transaksi internasional yaitu saat melakukan ekspor dan impor. Untuk bisa digunakan secara sah, dokumen ini harus memenuhi standar legalitas negara yang dituju sehingga mendapatkan izin untuk melakukan transaksi.
Penggunaan Invoice Manual
Dulu, tagihan manual yang dicetak di kertas banyak digunakan saat proses transaksi. Penjual memasukkan data transaksi yang digunakan, kemudian mencetak dan menyimpan salinan dokumen sebelum memberikan invoice ke pelanggan.
Namun seiring perkembangan zaman, tagihan manual dan dicetak di kertas tidak lagi menyediakan proses kerja yang efisien. Proses manual yang rumit dan dokumen kertas yang menambah biaya operasional bisa jadi penghalang perkembangan suatu bisnis. Selain itu, Penggunaan kertas yang berlebihan juga bisa menjadi faktor rusaknya lingkungan.
Kemudahan Membuat Invoice dengan Aplikasi
Solusi untuk invoice digital yang ringkas kini bisa didapatkan hanya dalam satu genggaman ponsel. Aplikasi Instapay menyediakan invoice digital berupa invoice link yang bisa dibayar dengan berbagai metode untuk memudahkan pelanggan. Link ini bisa dikirim ke pelanggan melalui berbagai aplikasi messenger dan tersedia juga pilihan salin link.
Ingin memiliki bisnis mudah dengan invoice digital? Download Instapay sekarang ya, Temen Insta!