Salah satu dokumen esensial untuk mendukung transaksi adalah tagihan atau invoice. Oleh karena itu, pengusaha perlu memahami cara membuat invoice yang tepat agar transaksi dengan pelanggan bisa berjalan dengan lancar.
Sayangnya, tidak semua pelaku usaha memiliki kemampuan untuk membuat invoice. Khususnya untuk pebisnis pemula yang masih cukup awam dengan berbagai dokumen kelengkapan bisnis. Tenang saja, artikel ini akan membahas dengan ringkas dan jelas mengenai cara membuat invoice. Baca sampai akhir yuk, Temen Insta!
Mengenal Invoice
Invoice adalah dokumen berisi tagihan yang wajib dibayar oleh pelanggan. Dokumen ini dibuat berdasarkan produk yang akan atau telah diterima oleh pelanggan. Pada umumnya, file ini memiliki tenggat waktu pembayaran sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Selain untuk memuat rincian transaksi, dokumen ini juga berfungsi sebagai rujukan yang sah bila ada perdebatan antara pihak-pihak yang terlibat. Ditambah lagi, bisa juga memudahkan penjual untuk melakukan pembukuan keuangan dan memantau perkembangan bisnis. Oleh karena itu, dokumen yang sering disebut juga tagihan ini menjadi hal yang penting dalam sebuah bisnis.
Baca juga: Apa Itu Invoice? Pengertian, Jenis, dan Penggunaannya dalam Bisnis
Bagian-Bagian Invoice
Gambar di atas merupakan contoh dari sebuah invoice sederhana. Pemilik bisnis bisa membuatnya melalui komputer atau bisa juga dengan mencetaknya dan menulis detail informasi pada dokumen invoice tersebut.
Sebelum mengetahui cara membuat invoice, alangkah lebih baik jika kita mengetahui bagian-bagiannya terlebih dahulu. Di antaranya terdiri dari:
- Judul invoice: biasanya bagian ini ditulis dengan besar pada bagian awal invoice.
- Nama/logo perusahaan: digunakan sebagai identitas pembuat invoice.
- Nomor invoice: berfungsi sebagai identitas atau penanda dari sebuah invoice.
- Tanggal: mengetahui kapan invoice tersebut dibuat.
- Nama pelanggan: siapa pelanggan yang menerima invoice tersebut.
- Nomor kontak/alamat: sebagai tambahan detail informasi dari pelanggan.
- Daftar produk: pada umumnya berupa tabel yang berisi nama produk, jumlah, harga produk, dan nominal yang harus dibayar pelanggan.
- Nama perusahaan: sebagai identitas pemilik nomor rekening penerima pembayaran.
- Nomor kontak: informasi pendukung pembuat invoice.
- Nomor rekening: nomor rekening yang digunakan untuk menerima pembayaran dari pelanggan.
Cara Membuat Invoice
Nah, sekarang saatnya kita pahami bersama cara membuat invoice dalam transaksi bisnis. Perlu diketahui bahwa langkah-langkah berikut merupakan langkah sederhana yang bisa diaplikasikan dengan mudah untuk pemula. Jika kamu memerlukan langkah lebih lanjut, sesuaikan saja dengan kebutuhan bisnis yang dijalankan, ya.
Cara membuat invoice sederhana:
1. Kumpulkan Semua Infomasi Pendukung
Sebelum membuat invoice, pastikan bahwa semua informasi yang diperlukan untuk membuat invoice sudah terkumpul. Misalnya data pelanggan, detail pembelian, dan lain sebagainya. Harga yang dicantumkan dalam invoice juga hendaknya sudah sesuai dengan kesepakatan dengan pelanggan.
2. Buat Template Invoice yang Diinginkan
Invoice sederhana bisa dibuat dengan manual menggunakan template. Buatlah template invoice di komputer. Pemilik bisnis bisa melakukan input data pada template invoice secara digital atau mencetak template dan menulis data dengan manual.
3. Masukkan Data Transaksi
Langkah dalam cara membuat invoice yang selanjutnya adalah memasukkan data transaksi. Pastikan semua data pembelian sudah sesuai. Kemudian cantumkan juga data nomor rekening yang digunakan pelanggan sebagai rekening tujuan saat menyelesaikan pembayaran.
4. Kirimkan Invoice ke Pelanggan
Setelah invoice selesai dibuat, kirimkanlah invoice ke pelanggan. Jika invoice berupa file maka bisa dikirimkan dengan email. Sedangkan jika invoice berupa dokumen cetak, maka kirimkan invoice melalui pos atau bisa diserahkan langsung ke pelanggan.
Kemudahan Invoice Online Instapay
Selain cara membuat invoice secara manual menggunakan file template atau invoice cetak, pemilik bisnis bisa memangkas proses rumit saat invoicing menggunakan layanan Instapay. Instapay adalah aplikasi online invoicing yang telah dilengkapi dengan beragam metode pembayaran.
Baca juga: Deretan Alasan Kenapa Instapay Sangat Cocok Jadi Invoice Online Pilihanmu
Pemilik bisnis cukup membuat invoice melalui aplikasi mobile kemudian membagikan invoice tersebut dalam bentuk link ke pelanggan. Pelanggan dapat membayar invoice menggunakan metode pembayaran yang dipilih. Selanjutnya pemilik bisnis akan mendapatkan notifikasi real-time setiap ada pembayaran masuk. Mudah, bukan? Klik di sini untuk membaca lebih lanjut, Temen Insta.