Adanya contoh surat tagihan bisa membantu pemilik bisnis untuk membuat surat tagihan yang dibutuhkan dalam bisnis. Mengingat perihal surat menyurat memang salah satu faktor yang vital untuk mendukung kelancaran transaksi. Baik untuk penagihan ke klien hingga mitra bisnis.
Surat tersebut bisa menjadi media komunikasi tertulis yang bersifat formal, untuk meminimalisir adanya miskomunikasi atau bahkan gagal bayar. Penasaran tentang berbagai contoh surat tagihan beserta fungsi dan cara buatnya? Yuk simak artikel berikut ini, Temen Insta!
Pengertian Surat Tagihan
Sebelum membahas tentang contoh surat tagihan, mari kita pahami pengertian dari surat tagihan itu sendiri. Dalam konteks bisnis, surat tagihan adalah jenis surat yang dibuat oleh pemilik bisnis dan dikirimkan ke klien atau partner untuk melunasi tagihan sesuai dengan transaksi yang disepakati bersama.
Dokumen tagihan juga biasa dikenal dengan dokumen invoice. Tujuan dari adanya surat tagihan ini adalah menagih hingga mengingatkan klien atau pelanggan untuk melakukan pembayaran atas produk berupa barang atau jasa.
Pada transaksi dalam skala yang lebih besar, biasanya dilakukan termin pembayaran atau tahapan pembayaran. Misalnya, dibayar dengan 2 termin dengan tagihan masing-masing Rp10.000.000. Besar kecilnya nominal tagihan bisa disepakati bersama antara pemilik bisnis dan pelanggan.
Baca juga: Contoh Invoice Jasa Beserta Cara Mudah Membuatnya
Fungsi Surat Tagihan
Selain tujuan dari surat tagihan yang sudah kita bahas di atas, kita selanjutnya akan memahami beberapa fungsi dari surat yang satu ini. Berikut beberapa fungsi umum dari surat invoice:
1. Bukti Transaksi
Surat tagihan bisa juga berfungsi sebagai bukti transaksi jual beli antara penjual atau pemilik bisnis dan pembeli. Bukti ini menjadi landasan atas kesepakatan dari transaksi yang dibuat oleh kedua belah pihak.
2. Melacak Pembayaran
Sebuah invoice merupakan dokumen yang vital dalam akuntansi. Hal ini mampu membantu baik dari sisi pemilik bisnis atau pelanggan untuk melacak pembayaran yang sudah dilakukan maupun yang masih terhutang.
3. Proteksi Legal
Surat invoice yang resmi bisa menjadi bukti legal dari perjanjian yang dilakukan antara pemilik bisnis dan pelanggan. Hal ini mampu meminimalisir upaya penipuan atau pelanggaran perjanjian bagi kedua belah pihak.
Baca juga: Payment Term: Kenali Berbagai Jenisnya dalam Transaksi Bisnis [Terbaru]
Komponen Surat Tagihan
Untuk memahami contoh surat tagihan dengan lebih baik, kamu bisa mengenali tentang komponen surat tagihan terlebih dahulu. Pemilik bisnis bisa menyesuaikan isi dari surat tagihan dengan kebutuhan masing-masing. Berikut ini komponen surat tagihan secara umum:
- Nomor tagihan
- Nama penjual dan pembeli
- Detail pesanan
- Total pembayaran
- Tanggal batas pembayaran
- Nomor kontak atau email pengirim
Contoh Surat Tagihan
Surat tagihan atau surat invoice bisa dibuat bervariasi sesuai dengan tujuan dari surat itu sendiri. Jenis surat invoice tersebut pada umumnya dibagi menjadi pemberitahuan awal, call to action, pengingat jatuh tempo, dan peringatan. Berikut masing-masing contohnya:
1. Pemberitahuan awal
Surat tagihan ini dikirimkan dengan tujuan sebagai pemberitahuan awal pembayaran bagi pelanggan atau klien. Berikut contohnya:
2. Call to action
Surat ini dikirimkan untuk memberitahukan pelanggan agar segera melakukan pembayaran, berikut contoh surat tagihan tersebut:
Baca juga: Pahami Sistem Pembayaran Nontunai dan Contoh Alat Pembayarannya
3. Pengingat Jatuh Tempo
Surat pengingat jatuh tempo dikirimkan ketika batas waktu sudah lewat, tapi pembayaran belum juga diterima. Berikut contohnya:
4. Peringatan
Surat peringatan dapat kamu kirimkan ketika pelanggan atau klien tidak kunjung menyelesaikan pembayaran setelah tanggal jatuh tempo sudah terlewati. Berikut contohnya:
Untuk mempermudah transaksi pembayaran tagihan, kamu bisa menggunakan layanan pembayaran online dari Instapay. Tersedia metode pembayaran kartu kredit yang dapat dipilih pelanggan. Sehingga pelanggan bisa membayar dengan menggunakan limit kartu kredit jika belum mempunyai uang tunai pada bulan tersebut. Pelajari Instapay di sini.
Demikian ulasan tentang contoh surat tagihan yang diharapkan mampu membantu kamu dalam melakukan komunikasi tertulis dalam transaksi bisnis. Semoga artikel ini bermanfaat ya, Temen Insta! Terima kasih sudah membaca.