Purchase order adalah salah satu dokumen yang umum digunakan dalam proses bisnis. Pada era digital seperti saat ini, adanya dokumen satu ini diharapkan mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis.
Dokumen ini ditujukan untuk memberikan kepastian bahwa pembeli dan penjual mempunyai informasi yang sama terkait barang atau jasa yang akan diperjual belikan. Baik itu meliputi nama produk, harga, kuantitas, dan lain sebagainya.
Penasaran apa itu purchase order? Simak penjelasan lebih lengkap tentang pengertian, jenis, hingga template dokumen yang bisa kamu gunakan dalam artikel berikut, yuk. Baca sampai akhir, ya!
Pengertian Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang secara resmi dibuat oleh pihak pembeli untuk meminta penjual mengirimkan barang atau jasa. Dalam konteks korporasi, bisa juga diartikan dokumen resmi yang dikirimkan perusahaan sebagai permintaan pengiriman barang atau jasa kepada supplier.
Karena terkait dengan permintaan pembelian, maka informasi yang dicantumkan sebaiknya detail dan jelas untuk menghindari kesalahan pengiriman barang atau jasa. Misalnya dengan mencantumkan nama barang atau jasa, kuantitas produk yang dipesan, harga total dan satuan, tanggal pengiriman, hingga syarat pembayaran.
Sebelum dibuatnya dokumen ini, tentunya pihak penjual dan pembeli telah melakukan diskusi dan kesepakatan bersama terkait harga dan pengiriman. Sehingga dokumen bisa dibuat secara berkelanjutan sesuai dengan kebutuhan.
Baca juga: 4 Contoh Surat Tagihan Beserta Fungsi dan Cara Buatnya
Pihak perusahaan yang membuat dokumen ini biasanya adalah bagian Purchasing saat awal proses pembelian. Alur penggunaan PO secara ringkas dapat dipahami sebagai berikut:
Tim Purchasing mengirimkan PO ke penjual atau supplier saat akan memesan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan.
Kemudian pihak penjual atau supplier akan memproses dan mengirim barang atau jasa sesuai dengan yang terlampir dalam PO.
Setelah barang atau jasa dikirimkan, penjual akan mengirimkan tagihan atau invoice dengan melampirkan dokumen PO. Hal ini dimaksudkan untuk menyertakan rincian produk yang dipesan sesuai dengan apa yang dicantumkan dalam dokumen purchase order yang telah disepakati kedua belah pihak.
Dokumen PO pada awalnya hanya dibuat dalam bentuk fisik di kertas. Namun dengan perkembangan teknologi, dokumen yang satu ini dapat dibuat dalam bentuk elektronik berupa soft file. Untuk menjaga kesepakatan bersama, baik pihak perusahaan maupun supplier akan menandatangani dokumen tersebut.
Seperti yang disebutkan sebelumnya, alur penggunaan PO akan melibatkan invoice. Nah, kedua dokumen tersebut pada dasarnya adalah dua dokumen yang berbeda. Hal ini dapat secara sederhana kita tinjau dari pengirim dokumen tersebut.
Dokumen purchase order dibuat dan dikirimkan oleh pihak pembeli atau perusahaan untuk memulai proses pemesanan atau pembelian. Sementara dokumen invoice atau tagihan dibuat dan dikirimkan oleh pihak penjual atau supplier untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah dipesan pembeli.
Baca juga: 7 Aplikasi Invoice Gratis yang Cocok untuk Entrepreneur
Manfaat Purchase Order
Kita telah memahami seputar pengertian dan informasi dasar terkait Purchase Order, selanjutnya mari bahas bersama seputar manfaat apa saja yang bisa kamu dapatkan dengan membuat dan mengelola dokumen PO. Berikut di antaranya:
Meminimalisir Kesalahan Data
Dokumen PO dibuat dengan seksama oleh pihak yang bertanggung jawab di perusahaan dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu pihak perusahaan dan pihak supplier.
Sehingga terjadi pengecekan dari dua arah untuk meminimalisir kesalahan data dan mencegah penipuan. Proses pembelian menjadi lebih transparan dan terdokumentasi secara seksama. Hal ini juga mampu menjadi acuan jika akan melakukan tracing atau penelusuran data di masa yang akan datang.
Mengamankan Persediaan Barang
Dengan membuat dokumen di awal, pihak supplier bisa mengetahui jumlah barang dibutuhkan oleh perusahaan dan membuat perencanaan yang sesuai dengan permintaan tersebut.
Dari sisi perusahaan juga dapat mendapatkan jaminan keamanan stok karena sudah membuat dokumen sesuai dengan kebutuhan. Hal ini dapat memberikan manfaat untuk kedua belah pihak, sehingga sama-sama diuntungkan.
Baca juga: 10 Contoh Kerja Freelance yang Cocok untuk Pemula, Bisa Dilakukan dari Rumah
Mendapatkan Harga Yang Sesuai
Sebelum membuat dokumen PO pada umumnya akan dilakukan diskusi dan negosiasi harga terkait produk yang akan dibeli perusahaan. Bahkan pada beberapa kasus, pembeli bisa mendapatkan harga yang lebih murah ketika membeli dalam jumlah yang besar.
Harga ini menjadi acuan saat membuat dokumen PO sehingga harga yang dimasukkan dan dibayar pembeli atau perusahaan bisa sesuai dan konsisten jika ingin membuat dokumen PO selanjutnya.
Memudahkan Pemantauan Inventaris
Pemantauan inventaris perusahaan juga menjadi lebih mudah karena jumlah barang atau jasa yang dipesan perusahaan telah terdokumentasi dengan teliti. Dokumentasi ini memudahkan perusahaan jika ingin melakukan pemantauan inventaris.
Kalaupun ada kekurangan atau ketidaksesuaian, maka dapat segera ditangani dan mempunyai acuan dokumen yang jelas.
Pemilik bisnis juga bisa meningkatkan kemudahan dan keamanan transaksi dengan membuat invoice digital. Data invoice akan tersimpan secara otomatis dan terstruktur
Demikian ulasan seputar purchase order, sebuah jenis dokumen yang lazim digunakan dalam transaksi antara penjual dan pembeli. Terima kasih sudah membaca sampai akhir. Selamat berbisnis, Teman Insta!