Petty cash atau kas kecil adalah bagian dari kas bisnis yang sering digunakan untuk mempermudah transaksi. Dalam pelaksanaannya, pemilik bisnis perlu mencatat seluruh dana yang ada termasuk kas kecil sehingga mampu menghindari adanya kesalahan data atau bahkan penyelewengan dana.
Seperti namanya, kas kecil umumnya digunakan untuk transaksi dalam jumlah yang relatif kecil. Kas ini berfungsi untuk mengantisipasi adanya transaksi yang mendadak, jika hal tersebut terjadi bisnis tetap dapat tetap melakukan transaksi dengan cepat. Simak penjelasan lengkap tentang petty cash dalam artikel berikut ya, Temen Insta!
Petty Cash Adalah
Petty cash adalah sejumlah dana yang digunakan sebagai alat pembayaran harian atau rutin dalam transaksi operasional perusahaan. Karena dikhususkan untuk kebutuhan sehari-hari, pada umumnya dana ini merupakan uang tunai dan dalam jumlah yang relatif kecil.
Pemilik bisnis perlu membuat pos kas kecil yang terpisah dari pos-pos dana lainnya untuk menghindari pencatatan yang tumpang tindih dan dana yang tercampur untuk kebutuhan pengeluaran yang lainnya. Bahkan, pada beberapa bisnis menerapkan pemisahan dana ini dengan membuka rekening baru khusus untuk kas kecil.
Penting untuk melakukan pencatatan berkala dengan rinci agar setiap dana yang keluar dan masuk tetap sesuai, serta menghindari penyalahgunaan dana. Oleh karena itu, pihak yang mengelola petty cash pada umumnya juga bertugas untuk melakukan pencatatan atas dana tersebut.
Contoh sederhana dari penggunaan kas kecil adalah untuk membeli peralatan kantor harian seperti alat tulis dan kertas, minor reimbursement untuk karyawan, cadangan uang kembalian dalam bisnis UMKM, dan lain sebagainya.
Karena jenisnya yang beragam, pemilik bisnis bisa membuat membuat beberapa jenis kas kecil sesuai dengan penggunaannya. Selain itu, pemilik bisnis juga perlu membuat limitasi jumlah tagihan yang bisa dipenuhi dengan kas kecil. Sehingga tagihan atau pengeluaran yang terlalu besar, bisa dibayar dengan pos kas yang lebih sesuai.
Baca juga: Apa Itu Restock? Pahami Pengertian dan Tipsnya untuk Bisnis Online
Cara Kerja
Kas kecil memberikan kemudahan untuk transaksi kecil dan menghindari pengajuan invoice atau penggunaan kartu kredit perusahaan dalam jumlah yang tidak dapat diterima. Jumlah transaksi yang dianggap kecil oleh suatu perusahaan akan bervariasi sesuai kebutuhan dan skala bisnis, contohnya Rp1.000.000 atau Rp10.000.000 dalam jumlah tunai.
Penggunaan kas kecil memang dapat mengantisipasi kebutuhan mendesak. Namun, bukan berarti siapa pun dapat mengakses kas kecil. Perusahaan akan menerapkan kontrol ketat mengenai pengelolaan kas kecil. Biasanya, perusahaan akan menunjuk dan memercayakan akses serta pengelolaan kas kecil ke satu atau beberapa individu.
Perlu dicatat bahwa uang tersebut hanya boleh digunakan untuk kegiatan yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Orang yang dipercaya mengakses kas kecil bertanggung jawab untuk mengumpulkan seluruh tanda terima penggunaan dana dan membuat laporan keuangan.
Jenis Petty Cash
Untuk bisnis yang lebih kompleks, pemilik bisnis bisa membuat beberapa jenis petty cash sesuai kebutuhannya. Berikut ini beberapa contoh kas kecil yang bisa diaplikasikan ke berbagai bisnis secara umum:
General
Kebutuhan operasional harian memang cukup beragam, jenis kas kecil ini bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan operasional minor (dalam jumlah kecil) dan jenis pengeluaran yang berbeda-beda.
Misalnya untuk keperluan alat tulis kantor, reimburse minor untuk karyawan, biaya kirim paket administrasi kantor, dan lain sebagainya.
Darurat
Kas kecil jenis ini ditujukan untuk memenuhi keperluan darurat. Kas darurat biasanya digunakan untuk menutupi pengeluaran mendesak yang timbul secara tidak terduga, misalnya memperbaiki kerusakan minor pada inventaris kantor seperti kerusakan printer atau pendingin ruangan.
Baca juga: 11 Aplikasi Pembayaran Digital yang Praktis untuk Transaksi Kamu
Manfaat
Dengan menerapkan sistem petty cash yang sistematis, kamu bisa mendapatkan berbagai manfaat untuk bisnis yang sedang dijalankan. Tidak hanya bagi operasional internal bisnis, tapi juga memberikan manfaat bagi pihak eksternal misalnya pelanggan.
1. Mempermudah Pembayaran
Adanya dana yang disediakan khusus untuk kas kecil mampu mempermudah proses pembayaran untuk bisnis. Ketika ada kebutuhan harian dalam proses operasional perusahaan, pemilik bisnis hingga karyawan bisa memanfaatkan dana kas kecil tanpa perlu menunggu proses transfer atau ambil dana ke bank terlebih dahulu.
Pada skala UMKM, kas kecil juga mampu membantu proses transaksi tunai dengan pelanggan. Yaitu dengan menyediakan kas kecil yang dikhususkan untuk kembalian. Sehingga pelanggan dapat membayar dengan tunai sesuai pecahan nominal uang yang dimilikinya.
Namun, memang diperlukan usaha ekstra untuk selalu menyediakan stok uang kembalian untuk pelanggan terlebih jika usaha yang dijalankan masih dalam skala UMKM dan jumlah karyawan yang dimiliki terbatas.
Pemilik bisnis bisa memanfaatkan perkembangan teknologi pembayaran online seperti QRIS untuk membantu transaksi berlangsung lebih praktis dan aman. Buat QRIS dengan Instapay by iFortepay secara mudah tanpa perlu pergi ke kantor cabang, seluruh proses pembuatan QRIS dapat dilakukan secara aman dengan sistem online yang terpercaya. Baca selengkapnya >>>
2. Menjaga Cash Flow Bisnis
Adanya alokasi dana khusus untuk kas kecil juga dinilai mampu untuk menjaga cash flow perusahaan. Dana pengeluaran menjadi lebih terkontrol dan mencegah pengeluaran kecil yang tidak tercatat atau bahkan terabaikan.
3. Meningkatkan Efektivitas Bisnis
Proses bisnis menjadi lebih efektif dengan tersedianya kas kecil karena setiap ada keperluan minor bahkan tidak terduga bisa langsung ditangani menggunakan dana yang tersedia. Karyawan tidak perlu melalui proses yang terlalu panjang untuk mendapatkan dana karena sudah tersedia alokasi dana khusus untuk keperluan tersebut.
Misalnya, jika kehabisan peralatan tulis kantor bisa segera dibeli kembali atau jika ada atap toko yang rusak bisa langsung diperbaiki sehingga proses bisnis tetap berjalan dengan lancar serta tidak pusing dengan administrasi hingga kebingungan akan dana yang bercampur dengan alokasi dana yang lain.
4. Membantu Pencatatan Data
Manfaat lain yang tidak kalah penting dengan menyediakan petty cash adalah data yang tercatat dengan lebih sistematis. Pemilik bisnis tidak lagi ragu jika akan melakukan pengeluaran terkait kebutuhan bisnis karena sumber dana yang digunakan sudah jelas dan tidak akan mengganggu pos pengeluaran bisnis yang lainnya.
Selain itu, pencatatan juga bisa mencegah kesalahpahaman karena terdapat bukti tercatat yang merekam keseluruhan pengeluaran minor atau harian yang pada umumnya memang dilakukan secara rutin atau bahkan tidak terduga.
Itulah penjelasan mengenai petty cash yang diharapkan mampu membantu kamu dalam proses transaksi bisnis. Semoga artikel ini bermanfaat, ya. Selamat berbisnis, Temen Insta!